Asiakastietojärjestelmän tietosuojaselosteet
Tältä sivulta löydät Varten asiakastietojärjestelmän tietosuojaselosteet ensin henkilöasiakkaille ja sen jälkeen yritysasiakkaille.
Tietosuojaseloste (HENKILÖASIAKKAAT)
1. Rekisterinpitäjä
Varte Oy (0974176-1) Varte Lahti Oy (2868002-8)
(Myöhemmin: ”Varte”)
Torikatu 6 45100 Kouvola +358 29 080 4000
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Varte-Konserni / tietosuojatiimi.
Malmin Kauppatie 8 A 00700 Helsinki
+358 29 080 4000
3. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan tehtäviä Vartella hoitaa nimetty tietosuojatiimi.
4. Rekisterin nimi
Asiakastietojärjestelmän tietosuojaseloste (Henkilöasiakkaat)
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Rekisteriin kerätään tietoja potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaiden suostumuksella. Suostumukset on kerätty asiakkailta kirjallisesti solmimalla Varten kanssa sopimus tai antamalla hyväksyntä tietojen säilytyksen yrityksen verkkosivujen (www.varte.fi) kautta. Asiakas voi antaa tietoja yrityksen edustalle myös omalla suostumuksellaan suullisesti esimerkiksi puhelimessa, jolloin Vartella on oikeus lisätä tieto rekisteriinsä. Tietoja kerätään asiakassuhteen luomista tai sen ylläpitämistä varten.
Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Varten asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, kotiosoite, profilointiin liittyviä tietoja sekä asiakkaan itse Vartelle tiedoksi antamaa tietoa.
Rekisteri pitää sisällään Varten potentiaalisten asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite, profilointiin liittyviä tietoja sekä (potentiaalisen) asiakkaan Vartelle tiedoksi antamaa tietoa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Varte on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Varten kumppaneille. Varte luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Vartea toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Vartea luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Varten hallussa olevasta tietokannasta.
8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Varte on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Varten hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Varte luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas on tähän tarkoitukseen antanut Vartelle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla ja Varte on yhdessä tietosuojatiimin sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Varte suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojatiimi osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Varte noudattaa. Varte ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti kirjallisessa muodossa Varten rekisteristä vastaavalle yhdyshenkilölle Varte Oy Helsingin toimipisteessä Malmin kauppatie 8A, 00700 Helsinki. Pyyntöä tehdessä on todistettava henkilöllisyys. Rekisterin pitäjä toimittaa pyydetyt tiedot 30 vuorokauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot tai osan niistä rekisteristä. Tietosuojatiimi johtaa toimenpiteen käsittelyä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
13. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Varte poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Vartea poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Vartea säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 25.05.2018.
Tietosuojaseloste (YRITYSASIAKKAAT)
1. Rekisterinpitäjä
Varte Oy (0974176-1) Varte Lahti Oy (2868002-8)
(Myöhemmin: ”Varte”)
Torikatu 6 45100 Kouvola +358 29 080 4000
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Varte-Konserni / tietosuojatiimi.
Malmin Kauppatie 8 A 00700 Helsinki
+358 29 080 4000
3. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan tehtäviä Vartella hoitaa nimetty tietosuojatiimi.
4. Rekisterin nimi
Asiakastietojärjestelmän tietosuojaseloste (Yritysasiakkaat)
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Rekisteriin kerätään tietoja asiakkaiden ja potentiaalisten yritysasiakkaiden suostumuksella. Suostumukset on kerätty asiakkailta kirjallisesti solmimalla Varten kanssa sopimus tai antamalla hyväksyntä tietojen säilytyksen yrityksen verkkosivujen (www.varte.fi) kautta. Asiakas voi antaa tietoja yrityksen edustalle myös omalla suostumuksellaan suullisesti esimerkiksi puhelimessa, jolloin Vartella on oikeus lisätä tieto rekisteriinsä. Tietoja kerätään asiakassuhdetta tai sen luomista varten.
Asiakasta on tiedotettu profiloinnista ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Varten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, profilointiin liittyviä tietoja sekä asiakkaan itse Vartelle tiedoksi antamaa tietoa.
Rekisteri pitää sisällään Varten potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, profilointiin liittyviä tietoja sekä asiakkaan itse Vartelle tiedoksi antamaa tietoa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Varte on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Varten kumppaneille. Varte luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Vartea toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Vartea luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Varten hallussa olevasta tietokannasta.
8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Varte on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Varten hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Varte luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas on tähän tarkoitukseen antanut Vartelle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla ja Varte on yhdessä tietosuojatiimin sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Varte suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojatiimi osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Varte noudattaa. Varte ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti kirjallisessa muodossa Varten rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle Varte Oy Helsingin toimipisteessä Malmin kauppatie 8A, 00700 Helsinki. Pyyntöä tehdessä on todistettava henkilöllisyys. Rekisterin pitäjä toimittaa pyydetyt tiedot 30 vuorokauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot tai osan niistä rekisteristä. Tietosuojatiimi johtaa toimenpiteen käsittelyä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
13. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Varte poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Vartea poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Vartea säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 25.05.2018.